Личное дело работника формируется после заключения трудового договора  (контракта)  и  издания  приказа  (распоряжения,  решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

      При  формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации, переподготовке;
• заявление о приеме на работу;
• копия  (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

• декларация  о  доходах  (для  лиц, уполномоченных на выполнение государственных  функций,  и  лиц,  приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
• обязательство о выполнении  мер  по  предупреждению  коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной  преступностью  и  коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь,  1997 г.,  № 24, ст.460)  (для  лиц,  уполномоченных  на  выполнение  государственных функций,  и  лиц,  приравненных  к  ним,  а  также иных работников в случаях,   предусмотренных законодательством);

• контракт (государственных служащих);
• справка-объективка;
• анкета;
• копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников  и  преподавателей  высших  учебных  заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
•  копия  (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
•  копия  (выписка)  решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор    о  материальной  ответственности  (для   материально ответственных лиц);
• направление    на    работу  (службой  занятости  для   молодых специалистов  после  окончания  государственных  учебных  заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

      В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие  деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

• характеристики и аттестационные листы;
• списки научных трудов и изобретений;
• заявления  работника  о  переводе,  увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о  переводе,  увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
• иные  документы,  предусмотренные  законодательством Республики Беларусь.

     По  решению  кадровой  службы  (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

     В    сформированное    личное   дело  документы  включаются   в хронологической последовательности.   

      В личное дело не включаются:

•  копии    документов    о  предоставлении  отпусков,  наложении дисциплинарных    взысканий   (за  исключением  случаев   увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

• справки  о  месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие    документы,    имеющие    срок  хранения  до  10   лет включительно.