Внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству: на что стоит обратить внимание в работе?
- С 27 октября 2022 г. вступают в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству.
- Изменения коснулись составления номенклатуры дел, особенностей работы с документами в электронном виде, порядка изменений подписанных документов и др.
Принятие постановления № 113 связано с внесением значительных изменений в Закон об архивном деле, в соответствии с которыми и скорректированы отдельные положения Инструкции по делопроизводству.
Это важно! Постановление № 113 вступит в силу 27 октября 2022 г.
Рассмотрим основные изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству, на которые необходимо обратить внимание.
Внесение изменений и дополнений в подписанные документы не допускается
В Инструкции по делопроизводству теперь напрямую закреплено, что внесение исправлений и дополнений в документы, относящиеся к организационно-распорядительной системе документации, недопустимо.
В случае обнаружения ошибок и неточностей в официальном организационно-распорядительном документе возможны:
– подготовка нового документа и признание в нем недействительным и утратившим силу предыдущего документа;
– подготовка распорядительного документа, который внесет исправления в другой документ.
Постановлением № 113 разведены понятия «копия документа» и «выписка из документа»
В части третьей п. 64 новой редакции Инструкции по делопроизводству теперь указано, что копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа.
В действующей редакции Инструкции по делопроизводству выпиской является копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке.
Таким образом:
– копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка;
– выписка из документа, как копия документа, также воспроизводит все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка, однако текст документа в выписке воспроизводится не полностью (что и является отличительной чертой выписки из документа).
Справочно:
внесение каких-либо исправлений не допускается даже в проект документа на этапе его визирования. Все замечания должны быть отражены либо в визе ниже даты визирования, либо на отдельном листе (п. 61 Инструкции по делопроизводству).
Исключено требование к гарнитуре шрифта при наборе текста с использованием технических средств
В новой редакции Инструкции по делопроизводству из первого предложения части первой п. 78 исключено упоминание того, что при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr).
Постановлением № 113 теперь установлено, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт.
В то же время использование гарнитуры шрифта Times New Roman установлено в СТБ 6.38-2016.
Постановлением № 113 внесены изменения в порядок регистрации документов
Помимо прочего, в новой редакции Инструкции по делопроизводству подп. 140.7 п. 140 дополнен частью о том, что документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый, следующий за ним рабочий день.
В действующей редакции Инструкции по делопроизводству указано, что входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, без каких-либо оговорок.
Внесены изменения в гл. 10 «Составление номенклатуры дел»
В подавляющем большинстве вносимые изменения носят корректирующий характер и направлены на перенос в Инструкцию по делопроизводству аналогичных норм из Правил работы архивов (в т.ч. в Инструкции по делопроизводству отсутствующих, но содержащихся в Правилах работы архивов). Это выражено, например, в новой редакции пп. 162, 163, 165.
Это важно! В Правила работы архивов внесены изменения постановлением № 118, которые также вступают в силу 27 октября 2022 г.
Инструкция по делопроизводству также дополнена п. 151-1, конкретизирующим порядок применения типовых и примерных номенклатур дел при составлении номенклатуры дел организации (которая составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел): перенос заголовков дел из типовых и примерных номенклатур дел, определение сроков хранения.
Пункт 167 Инструкции по делопроизводству, регулирующий вопрос составления в конце сводной номенклатуры дел итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, дополнен частью о том, что сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. При этом отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.
Это указывает, что итоговая запись сводной номенклатуры необходима не только для учета заведенных документов в текущем делопроизводстве, находящихся на оперативном хранении, но и должна служить для информирования архива организации, в которую заведенные дела (постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения) должны быть переданы на хранение.
Уточнены функции ЦЭК (ЭК)
Абзац 7 п. 176 Инструкции по делопроизводству (раскрывает основные функции центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), экспертной комиссии (далее – ЭК)) приведен в соответствие с нормами ст. 4 новой редакции Закона об архивном деле. В частности, указано, что ЦЭК (ЭК) осуществляет подготовку предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов.
Ныне действующая редакция данного абзаца: «подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений», – может трактоваться более широко, охватывает большой перечень нормативных правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов, и поэтому является сложной для реализации на практике.
Также в новой редакции п. 177 Инструкции по делопроизводству указано, что ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.
Данные корректировки внесены в связи с тем, что согласно части второй п. 12 Инструкции по делопроизводству решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции (которым является ЦЭК (ЭК)), как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.
Передача дел в архив
В п. 205 новой редакции Инструкции по делопроизводству установлено, что передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации не только по номенклатуре дел, но и по описям дел структурных подразделений, что отражает имеющуюся в организациях практику.
Оформление акта о выделении к уничтожению документов и дел
Поскольку на практике имеют место случаи, когда к уничтожению выделяются дела не всей организации, а нескольких структурных подразделений, внесены корректировки в вопросы оформления акта о выделении к уничтожению документов и дел, а именно п. 209 Инструкции по делопроизводству дополнен частью следующего содержания:
«Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения».
Это в указанных условиях также упростит учет уничтожаемых дел.
Внесены изменения, касающиеся особенностей работы с документами в электронном виде
В частности, из части первой п. 236 Инструкции по делопроизводству исключены слова «после их подписания»:
«Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе».
Таким образом, нормы указанного пункта будут распространяться на все (созданные и полученные) документы в электронном виде, а не только созданные и подписанные в организации.
Исправлена логика и в предложении втором части второй п. 236, в котором слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии»:
«При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе».
Использование слов «при невозможности получения» указывает на необходимость наличия какого-либо запроса бумажных оригиналов документа у сторонней организации, что является излишним на практике.
В части третьей п. 236 слова «без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)» заменены словами «, за исключением документов с отметкой «ЭПК», что расширяет возможность создания и хранения в организациях документов в электронном виде без бумажных аналогов.
Справочно:
изменения в гл. 11 «Формирование дел», гл. 12 «Оформление дел и гл. 14 «Составление описей дел» Инструкции по делопроизводству носят корректирующий характер и направлены на перенос в Инструкцию аналогичных норм из Правил работы архивов.
Пункт 238 Инструкции по делопроизводству приведен в соответствие с требованиями ст. 18-1 новой редакции Закона об архивном деле. Это позволяет теперь определять и закреплять место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению не только в локальном правовом акте организации, но и в номенклатуре дел.
Документы:
Постановление Минюста Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (постановление № 113).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон об архивном деле).
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (СТБ 6.38-2016).
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).
Постановление Минюста Республики Беларусь от 31.08.2022 № 118 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143» (постановление № 118).
