Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников определен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2).

Инструкция № 2 обязательна к применению во всех государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Ее положения не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за их оформлением и хранением возлагается на руководителя организации[1].